Networking na konferencji – jak go zaplanować, żeby naprawdę działał?

1. Networking na konferencji – dlaczego nie dzieje się sam
2. Jak zaplanować networking w programie wydarzenia
3. Jak urządzić przestrzeń, która sprzyja rozmowom
4. Co sprawia, że uczestnicy naprawdę chcą nawiązywać kontakty
5. Hotel Senator w Dźwirzynie a konferencje z przestrzenią na relacje
6. Zaplanuj networking na konferencji i daj uczestnikom realną wartość
7. FAQ  

Wydaje się czasem, że wystarczy zgromadzić w jednym miejscu przedstawicieli branży, a rozmowy pojawią się naturalnie. To jednak tylko część prawdy. Uczestnicy konferencji bardzo często przyjeżdżają z konkretnym celem, napiętym harmonogramem i ostrożnością wobec nowych kontaktów. Nie każdy lubi zaczynać rozmowę pierwszy, nie każdy dobrze odnajduje się w dużej grupie i nie każdy wie, kiedy właściwie jest na to dobry moment. Jeśli organizator nie stworzy sensownego kontekstu, networking bardzo łatwo ogranicza się do kilku przypadkowych wymian wizytówek. Dlatego tak ważne jest, by myśleć o nim nie jako o spontanicznym efekcie ubocznym konferencji, ale jako o doświadczeniu, które trzeba zaprojektować. Dopiero wtedy uczestnicy zaczynają czuć, że rozmowy są częścią wydarzenia, a nie czymś, co trzeba „załatwić” między jednym panelem a drugim.

Najczęstszy błąd polega na tym, że networking zostawia się na sam koniec albo wciska w zbyt krótkie przerwy. Tymczasem rozmowy biznesowe potrzebują czasu, oddechu i dobrze wybranego momentu. Jeżeli uczestnicy wychodzą z sali po intensywnym bloku prelekcji i od razu muszą wracać na kolejne wystąpienie, trudno oczekiwać, że nawiążą wartościowe relacje. Znacznie lepiej działa program, w którym networking jest rozłożony na kilka etapów dnia: pojawia się po mocnych merytorycznie częściach, wraca przy lunchu, a potem ma jeszcze swoją bardziej swobodną odsłonę w dalszej części wydarzenia. Taki układ buduje naturalność. Rozmowa nie jest wtedy przerywnikiem, ale kontynuacją tego, co wydarzyło się wcześniej na scenie czy podczas panelu.

W praktyce warto pamiętać o kilku zasadach:

• Dobrze jest planować przerwy tak, aby rzeczywiście dawały czas na rozmowę, a nie tylko na szybkie przejście między salami.
• Warto łączyć networking z konkretnym kontekstem, na przykład po panelach dyskusyjnych lub wystąpieniach, które uruchamiają tematy do dalszej wymiany zdań.
• Korzystnie jest tworzyć kilka momentów kontaktu w ciągu dnia, zamiast zakładać, że jedna przerwa załatwi wszystko.
• Najlepiej sprawdza się program, w którym część formalna i mniej formalna wzajemnie się uzupełniają.  

Nawet najlepiej ułożony harmonogram nie pomoże, jeśli przestrzeń nie zachęca do zatrzymania się i swobodnej rozmowy. Networking bardzo źle znosi przypadkowość. Uczestnicy potrzebują miejsc, w których mogą spokojnie stanąć, usiąść, podejść do innych osób i przez chwilę nie czuć, że blokują przejście albo przeszkadzają kolejnym grupom. Dobrze działają foyer, strefy obok sal i miejsca z naturalnym przepływem ludzi, ale bez tłoku i hałasu. Właśnie dlatego tak duże znaczenie ma aranżacja przestrzeni wokół części konferencyjnej. Sama sala to za mało, jeśli wydarzenie ma rzeczywiście sprzyjać relacjom. Liczy się całe otoczenie spotkania — takie, które pozwala uczestnikom płynnie przejść od programu merytorycznego do rozmów i zostać w tym rytmie trochę dłużej.

Taka przestrzeń powinna być zaplanowana świadomie:

• Dawać możliwość krótkich rozmów w ruchu i dłuższych spotkań w spokojniejszym miejscu.
• Być czytelnie połączona z głównym programem konferencji, aby uczestnicy naturalnie z niej korzystali.
• Wspierać komfort, a nie powodować wrażenia chaosu lub przypadkowości.
• Sprzyjać temu, by uczestnicy zostawali w niej także po zakończeniu oficjalnych części dnia.

Ludzie rozmawiają chętniej wtedy, gdy czują sens i bezpieczeństwo takiej rozmowy. Brzmi to może dość prosto, ale właśnie te dwa elementy mają ogromne znaczenie. Jeśli konferencja daje wspólne tematy, dobrze dobraną grupę uczestników i przyjazny rytm dnia, networking przestaje być sztuczny. Zamiast napięcia pojawia się naturalne pytanie: „co o tym sądzisz?”, „jak to wygląda u was?”, „czy mieliście podobne doświadczenie?”. Właśnie dlatego uczestników nie trzeba zmuszać do relacji, tylko raczej mądrze do nich zaprosić. Pomaga w tym dobra moderacja, wyraźnie zaznaczone momenty spotkań, właściwe proporcje między treścią a rozmową i takie tempo wydarzenia, które nie wyczerpuje ludzi po dwóch godzinach. Networking działa najlepiej wtedy, gdy nie wygląda jak obowiązek, tylko jak naturalna część całego doświadczenia konferencyjnego.

Przy konferencjach nastawionych na relacje duże znaczenie ma miejsce, które nie zamyka uczestników wyłącznie w jednej sali. W Hotelu Senator łatwiej myśleć o wydarzeniu szerzej — nie tylko przez pryzmat programu, ale też przez komfort rozmowy, swobodniejszy rytm dnia i przestrzeń do mniej formalnych spotkań. Nadmorska lokalizacja i otoczenie sprzyjają temu, żeby konferencja nie kończyła się wraz z ostatnim panelem, ale naturalnie przechodziła w dalszy kontakt między uczestnikami. To właśnie taki kontekst pomaga budować wydarzenia, w których networking nie jest dopisanym elementem, tylko rzeczywiście działa jako część całego doświadczenia.  

Dobrze zaprojektowany networking potrafi zmienić konferencję z poprawnie zorganizowanego wydarzenia w spotkanie, które uczestnicy naprawdę zapamiętają. To właśnie rozmowy, kontakty i poczucie, że było się częścią wartościowej wymiany, bardzo często zostają z ludźmi dłużej niż pojedyncze slajdy czy hasła z prezentacji. Jeżeli networking ma działać, trzeba zaplanować go świadomie: wpisać w program, wesprzeć odpowiednią przestrzenią i dać uczestnikom komfort, którego potrzebują, by wejść w rozmowę. Gdy wszystkie te elementy zaczynają ze sobą współgrać, konferencja zyskuje coś więcej niż sprawny przebieg. Zyskuje relacyjny sens. A to właśnie on coraz częściej decyduje o tym, czy wydarzenie zostanie uznane za naprawdę udane.